VENTAS Y ADMINISTRACIÓN

 

VENTAS

Motiva a los consumidores a adquirir los productos y/o servicios de la empresa, a través de estrategias de comercialización y publicidad.

• Organizar al equipo de ventas: Director de ventas, comerciales y vendedores. Pueden existir muchos más puestos dependiendo del tamaño de la empresa, pero estos tres son los más importantes.

• Planificar la estrategia de venta: Deben colaborar mano a mano con el equipo de marketing. No se trata solo de hacer buena publicidad o transmitir una buena experiencia al consumidor o cliente final. Una estrategia de venta va mucho más allá y tiene en cuenta todos los factores posibles que tienen que ver con la venta.

• Análisis de costes y beneficios: Se deben tener en cuenta estimaciones de beneficios y costes. Ver si la planificación está avanzando según lo previsto, comprobar por qué se desvía y qué hacer para solucionarlo. Identificar, por tanto, si el error se encuentra dentro de la organización o se trata de causas externas a la misma.

• Estudios de mercado: De nuevo, debe trabajar mano a mano con el equipo de marketing. Las conclusiones de los estudios de ambos equipos pueden ser diferentes. El éxito reside en poner puntos en común y extraer conclusiones que redunden en beneficio de las ventas de la empresa.

• Relaciones con clientes y proveedores: Tener buenas y, a veces, duraderas relaciones con clientes y proveedores resulta esencial. Con los clientes, por un lado, porque son los que compran los productos o adquieren un servicio. Y, al mismo tiempo, con los proveedores. Si los proveedores no atienden a las necesidades de la empresa en tiempo y forma, el proceso de ventas podría verse afectado.

Proceso de ventas

Planificar:  Lo importante es tener un plan antes de pasar al siguiente paso. Por decirlo de alguna manera, la empresa debe trazar una ruta, no llegará lejos si se mantiene a la deriva. Incluso, para aquellos casos no planificados debe generar un plan de acción.

Ejecutar: Una vez planificado, toca ejecutar, cumplir los plazos y los presupuestos. Si el plan se cumple, las probabilidades de éxito por parte de la empresa aumentan.

Evaluar y controlar: Se trata de ir midiendo, en la medida de lo posible, que todo se está cumpliendo y que se está haciendo bien. Evaluar al personal y la planificación forma parte del tercer paso del proceso.

ADMINISTRACIÓN

Consiste en planear, organizar, coordinar, y dirigir y controlar las actividades de la empresa, manteniendo un ambiente equilibrado en el que los distintos trabajadores puedan integrarse en grupos para alcanzar en forma eficiente las metas y objetivos de la compañía.

FASE UNO: DETERMINACIÓN Y PLANIFICACIÓN

La primera fase consiste en marcar los objetivos que queremos alcanzar a corto, medio y largo plazo. También en esta etapa debemos fijar las reglas que aplicaremos y cuál será nuestra estrategia para cumplir esos objetivos, así como determinar las herramientas. En definitiva, conviene elaborar un plan estratégico al que debemos ceñirnos. Conviene seleccionar la figura de un controller, o responsable del proceso de control. También se pueden fijar variables de control, que nos vendrán bien en la fase de medición.

FASE DOS: ORGANIZACIÓN DE LOS RECURSOS

Es una de las fases del proceso de control de gestión más importantes, ya que una vez marcados nuestros objetivos y determinado nuestro plan estratégico, debemos determinar qué recursos económicos destinaremos a su ejecución. También es el momento de seleccionar equipos de trabajo y a quién se les asignarán las distintas tareas. 

FASE TRES: IMPLEMENTACIÓN

Dado el plan estratégico, y una vez determinados los recursos que se van a destinar a cada una de las fases del proceso de control de gestión, llega la hora de implementar nuestro sistema de gestión. Debe ser el controller, o líder del proyecto, el que controle que las tareas asignadas se llevan a cabo de forma eficaz, por lo que debe tener todas las aptitudes necesarias: inteligencia emocional, debe saber motivar al equipo, tomar decisiones, etc. Se puede retribuir en función de si el trabajador alcanza o no las metas establecidas y recurrir a técnicas como el benchmarking. Aplicaremos un sistema de control interno.

FASE CUATRO: MEDICIÓN Y CONTROL

Una vez que la maquinaria está en marcha, debemos medir los resultados que hemos obtenido y compararlos con los resultados u objetivos que nos habíamos marcado al inicio, así como con las variables de control que marcamos durante las primeras fases del proceso de control de gestión. A partir de ahí, debemos analizar las posibles desviaciones y sus causas. También podemos medir ingresos y costes reales. Es en esta etapa cuando, al fin, observamos en qué punto está la empresa y si hemos cumplido, o no, los objetivos marcados.

FASE CINCO: CORRECCIONES Y AJUSTES

Si hemos observado desviaciones desfavorables o no hemos alcanzado los objetivos establecidos, es el momento de aplicar medidas correctoras. También conviene revisar los objetivos, para ver si se siguen ajustando a nuestra visión de futuro o si, por el contrario, debemos establecer unos nuevos. Si las desviaciones son demasiado pronunciadas, quizás convenga empezar de cero con las fases del proceso de control de gestión y restablecer nuestro plan estratégico. En cualquier caso, cualquier medida o ajuste, nos servirá para futuro proyectos que debamos ejecutar. Conviene anotar los resultados en el mismo documento.