COMPRAS Y SISTEMAS

 

COMPRAS

Toma distintas decisiones para adquirir los mejores insumos, al mejor precio y en el momento preciso.

Consiste en una serie de pasos y etapas que se deben llevar a cabo en una empresa  antes de adquirir un producto o servicio, necesario para cumplir una meta u objetivo.

Se trata de un procedimiento formal que garantiza que los recursos se utilicen de manera transparente, de acuerdo a un presupuesto y un orden establecido. 

Entre sus actividades mas importantes se encuentran:

Planificación de compras.

Selección de proveedores.

Estudio de las mejores opciones para adquirir bienes o servicios.

La Función de Compras

El departamento de Compras es el encargado de adquirir los productos y gestionar los servicios necesarios para el buen funcionamiento de la empresa, para que ésta pueda conseguir los objetivos marcados. En definitiva, una serie de tareas de vital importancia para que los suministros y las materias primas estén acorde con las necesidades de la empresa.

■ El departamento de Compras no puede cumplir su función de forma aislada. La organización debe permitir la coordinación de las tareas a realizar y la conexión con otros departamentos de la empresa.

■ Para ello se tiene en cuenta:

• Los presupuestos elaborados por el departamento financiero.
• Las necesidades de materia prima y servicios del departamento de producción.
• Los cálculos realizados por el personal de la gestión de stock y de almacén.
• Las ventas previstas por el responsable del departamento comercial.

 ■   Sus funciones son:

• Analizar las tendencias del mercado.
• Estudiar y medir los envíos de los proveedores: cumplimiento en calidad y cantidad
• Mantener con los proveedores relaciones eficientes.
• Buscar soluciones para mejorar los costes de la organización y actuar en coordinación con los demás departamentos.

■ Sus objetivos son:

• Buscar proveedores competitivos.
• Adquirir materiales con la calidad adecuada para los fines a los que se destinan.
• Conseguir la mejor relación calidad-precio.
• Negociar precios y marcar presupuestos
• Cerrar condiciones de pago
• Conseguir suministros a tiempo, y en lugar preciso
• Cerrar contratos
• Homologar proveedores
• Controlar la calidad del producto y servicio
• Colaborar con las demás áreas de la empresa.

La Función de aprovisionamiento

■  Es el conjunto de operaciones que realiza la empresa para abastecerse de los materiales necesarios. Comprende:

•  la planificación y la Gestión de las compras
• El almacenaje de los productos
• Propuestas de mejoras y soluciones para optimizar los flujos

■   Las principales funciones de la gestión de aprovisionamiento son:

• Adquirir los materiales necesarios para la elaboración o comercialización de los productos.
• Gestionar el almacenaje de los productos, manteniendo los stocks mínimos de cada material.
• Controlar los inventarios y los costes asociados a los mismos.

■   Los objetivos del aprovisionamiento son:

• Calcular las necesidades de la empresa logrando un inventario suficiente para que la producción no carezca de       materias primas y demás suministros.
• Minimizar la inversión en inventarios.
• Establecer un sistema de información eficiente. – Cooperar con el departamento de compras.

SISTEMAS

Consiste en asegurar el desarrollo de, uso y administración de la infraestructura tecnológica de la organización, administra el funcionamiento del uso del hatware y software.

Debe garantizar el correcto funcionamiento de la infraestructura tecnológica de la empresa, es  un conjunto de procesos que deben llevar adelante los integrantes de una organización para alcanzar las metas preestablecidas.

Esto facilita el funcionamiento de la organización permite controlar el desempeño de cada empleado y llevar adelante auditorias.

Los sistemas se encargan de tres cosas:

• Apoyar las tareas operativas.

• Compilar y almacenar datos.

• Generar información
• Los sistemas se encuentran compuestos por los siguientes elementos:

• El elemento que brinda material para que el sistema opere.

• La finalidad para la que se conformó el sistema.

• El fenómeno que genera cambios: convierte las entradas en salidas.

• Retroalimentación. Compara la salida con una serie de criterios establecidos con anterioridad y se basa en estos criterios para controlar los resultados.

Funciones del área de sistemas

Las funciones que desarrolla el área de sistemas son las siguientes:

• Realizar mantenimiento correctivo, preventivo y predictivo en los equipos.
• Optimizar el rendimiento y sintonía del sistema operativo.
• Gestionar las cuentas de usuario y asignar de recursos a las mismas.
• Instalar, configurar y dar mantenimiento a los servicios como son proxy web, X.500, FTP y correo electrónico.
• Preservar la seguridad de los sistemas y mantener la privacidad de los datos de usuario.
• Respaldar la información mediante copias de seguridad periódicas.
• Evaluar las necesidades de recursos (memoria, discos, unidad central, etc.) y aprovisionarlos en caso de ser necesario.
• Instalar y actualizar utilidades de software.
• Diseño y configuración de la red que interconecta todos los edificios de la empresa.
• Atención a los usuarios (consultas, resolución de problemas, preguntas frecuentes, asesoría técnica, información general, etc.)
• Organizar otros servicios como copia de ficheros en cinta, impresión desde otras computadoras en impresoras independientes.
• Administrar las listas de correo.
• Instalar y configurar de las computadoras centrales.

En términos más generales, el área de sistemas se encarga de la red informática que interconecta a la empresa, las computadoras que están a disposición de los usuarios y/o que prestan servicios a las computadoras personales, así como de las aplicaciones y programas instalados en ellas y los servicios de uso general como el correo electrónico.

Organigrama del departamento de sistemas

Dentro de cualquier organización es importante tener bien definidos los puestos de trabajo y saber perfectamente que función le corresponde a cada empleado. Por ese motivo es imprescindible trabajar con descripciones de puestos. En el área de sistemas existen puestos genéricos definido que deben ser tomados por la organización y adaptados según sus necesidades:

Informático Generalista

Cuenta con la experiencia necesaria en diferentes ramas. Es recomendable que al informático generalista se le asignen tareas que se relacionen con la explotación y desarrollo de proyectos. Además es un conocedor de los sistemas de información.

Experto en Desarrollo de Proyectos

El experto en desarrollo de proyectos es un analista, que cuenta con amplia experiencia como responsable de proyectos. Es un conocedor de las metodologías de desarrollo más importantes.

Técnico de Sistemas

En la mayoría de los casos es un conocedor de los Sistemas Operativos y experto en Software Básico. Conoce los productos equivalentes en el mercado, tiene amplios conocimientos en Explotación.

Administrador de Bases de Datos

Es un experto en el mantenimiento y administración de las Bases de datos. Conoce sobre explotación y productos compatibles y equivalentes. Existen diferentes puestos dentro del departamento de sistemas que no se mencionaron pero tienen responsabilidades muy importantes dentro de la empresa, el trabajo que ellos realizan es una pieza fundamental dentro de las operaciones empresariales.